Presieduta dall’assessore alla partecipazione Andrea Traini, la conferenza ha stabilito che le elezioni si svolgeranno domenica 17 dicembre, fatta salva la possibilità dei singoli quartieri di anticipare l’apertura dei seggi al pomeriggio di sabato 16 dicembre. Dal dibattito è emerso che questa era l’unica data possibile per rispettare le scadenze previste dal regolamento per gli adempimenti propedeutici al voto ed evitando di far coincidere l’election day con il periodo natalizio.
Nella riunione si è infatti stabilito che le assemblee pubbliche, che dovranno stabilire il numero dei membri dei prossimi direttivi e nominare i responsabili dei seggi, dovranno tenersi entro la fine di ottobre mentre per presentare le candidature ci sarà tempo fino al 21 novembre (il regolamento indica un periodo minimo di 20 giorni). Rimessa alla volontà delle singole assemblee anche la possibilità di costituire un seggio itinerante nel quartiere allo scopo di intercettare il maggior numero possibile di votanti.
Alla riunione ha partecipato anche il sindaco Piunti che, concordando sulla data del 17 dicembre come la più idonea per favorire la partecipazione popolare, ha colto l’occasione per invitare i rappresentanti dei quartieri a rapportarsi con i funzionari comunali nominati loro referenti per le specifiche problematiche, ferma restando la disponibilità piena degli amministratori ad esaminare le loro richieste.